Zawarcie biznesowej umowy najmu na powierzchnię komercyjną różni się od najmu obiektu mieszkalnego. Inne są obowiązki Najemcy jak i Wynajmującego, podobnie ma się rzecz z konsekwencjami finansowymi zawarcia takiego kontraktu – co jest jeszcze bardziej istotne w kontekście umiejętności wychwycenia informacji w opisie propozycji wynajmu powierzchni bowiem nie wszystko jest tak proste jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka.

Podstawowymi informacjami o powierzchni wolnej do wynajmu są koszty. I tak przykładowo:

- czynsz za powierzchnię np. 20 €/mkw.

- koszty eksploatacyjne np. 20 zł/mkw.

- add-on factor czyli współczynnik powierzchni wspólnej, wyrażony w procentach np. 7,5%

- wysokość zabezpieczenia umowy np. kaucji, gwarancji bankowej itp.

- ewentualnie inne opłaty, takie jak miejsce postojowe na parkingu np. 180 €/m-c.

Czynsz

Czynsz za powierzchnię to kwota wyrażona w PLN lub wskazanej walucie płatna za metr kwadratowy wynajętej powierzchni.

Czynsz efektywny

W wielu umowach najmu można spotkać się z terminem „czynsz efektywny” czyli rzeczywistym czynszem jaki ponosi Najemca za najem powierzchni. Przykładowo czynsz bazowy (tzw. head line ) dla danej transakcji wynosi 20€/mkw., a czynsz efektywny (tzw. effective rent)  16 €/mkw. Informacja ta mówi, iż osiągnięcie poziomu 16€/mkw. Nastąpi np. po skonsumowaniu przez Najemcę rabatów tj. okresów zwolnionych z płatności czynszu podczas obowiązywania umowy najmu tzw. rent free period.

Czynsz efektywny dla 5-letniego kontraktu można obliczyć za pomocą prostego rachunku:

czynsz efektywny = kwota czynszu bazowego netto * liczba m-cy trwania umowy (całkowita liczba m-cy trwania umowy - rabat czyli ilość miesięcy zwolnionych z płacenia czynszu)/ całkowita liczba m-cy trwania umowy

dla przykładu:

Czynsz Efektywny = 20Eur/m2 (czynsz bazowy netto) *  55 miesięcy (60 miesięcy m-cy całkowita dł.  umowy  – 5 miesięcy zwolnienia z płatności czynszu podczas kontraktu) / 60 miesięcy m-cy trwania. umowy = 20EUR * 55m-cy/60m-cy = 18,33 EUR/m2 – czynsz efektywny wynosi 18,33 EUR/m2.

Rabat – inaczej rent free period – jest zazwyczaj oferowany w początkach trwania umowy najmu. Niekiedy jednak zastosowanie rent free period może mieć miejsce w końcowych miesiącach roku kalendarzowego np. 3 raty po 2 miesiące na koniec odpowiednio pierwszego, drugiego i trzeciego roku trwania umowy.

W umowach najmu czynsz jest rokrocznie indeksowany o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług GUS. Ma on zastosowanie w przypadku, gdy walutą czynszu jest PLN. Natomiast gdy czynsz ustalany jest wEuro – zastosowanie ma wskaźnik HICPS tj. zharmonizowany wskaźnik cen konsumpcyjnych, obowiązujący kraje członkowskie UE.

Koszty eksploatacyjne

W nowoczesnych budynkach najemca podpisując umowę najmu zobowiązuje się równocześnie do ponoszenia kosztów związanych z użytkowaniem nieruchomości czyli kosztów eksploatacji (tzw. service charge). Poprzez termin „koszty eksploatacji” rozumie się takie opłaty jak m.in. podatek od nieruchomości, obsługa administracyjna, ochrona czy koszty utrzymania terenów przyległych do budynku np. utrzymanie zieleni lub odśnieżanie zimą. Również ewentualne wydatki remontowe i naprawcze są uwzględnione w kosztach eksploatacyjnych.

Oprócz powyższych opłat najemca ponosi także koszt zużycia energii elektrycznej na powierzchni objętej zawartą umową najmu, w tym koszt ogrzewania – w nowoczesnych budynkach system grzewczo-chłodzący jest zintegrowany z klimatyzacją, koszty wywozu odpadów oraz zużycia wody.

Z kosztami eksploatacyjnymi związany jest termin „ryczałt”. Określa on kwotę przewidywaną przez właściciela obiektu do zapłacenia w ramach pokrycia wydatków eksploatacyjnych budynku. Przy opłatach ryczałtowych końcowe rozliczenie następuje wraz z upływem roku kalendarzowego. Jeśli najemca będzie miał nadpłatę – wówczas wynajmujący zobowiązany będzie do jej zwrotu najemcy bądź zaliczenia tej kwoty na poczet bieżących opłat. Natomiast gdy okaże się, że pobrany ryczałt nie pokrywa w całości poniesionych kosztów eksploatacji – najemca zobligowany zostanie do dopłacenia brakującej kwoty.

Istotnym zagadnieniem przy omawianiu kosztów eksploatacyjnych jest tzw. zasada „Open Book”. Oznacza ona otwartą księgę, w której znajdują się poszczególne opłaty eksploatacyjne obiektu wraz z wysokością kwoty, jaka została poniesiona na ich pokrycie. Każdy z najemców ma do niej dostęp, dzięki czemu zyskuje możliwość kontroli i zarządzania kosztami swojej firmy, co jest szczególnie ważne w ostatecznych rozliczeniach i audytach.

Z uwagi na rosnący procent biurowców posiadających certyfikat ekologiczny należy podkreślić jego dużą rolę w ograniczaniu kosztów eksploatacji. Technologie tzw. zrównoważonego budownictwa zastosowane przy realizacji takich obiektów przekładają się w dalszej perspektywie na jego użytkowanie wykorzystujące w maksymalnie efektywny sposób zasoby naturalne i wtórne. Konsekwencją tego jest znacząca redukcja zużycia energii czy wody jak również związane z tym koszty dostaw i dystrybucji ponoszone przez najemców.

 Add-on factor

Add-on factor czyli współczynnik powierzchni wspólnej to powierzchnia dedykowana do  dyspozycji wszystkich użytkowników obiektu. Powierzchnią wspólną jest np. recepcja czy klatki schodowe. Współczynnik add-on factor jest ważną informacją dla najemców ponieważ płatność zarówno czynszu jaki i opłat eksploatacyjnych naliczona jest od powierzchni najmu brutto zawierającej współczynnik add-on. Dla przykładu współczynnik na poziomie 7,5% oznacza iż wynajmując powierzchnię 100 mkw. musimy do niej doliczyć 7,5 mkw. powierzchni wspólnej i związane z nią opłaty.

Wysokość zabezpieczenia umowy

Zabezpieczeniem ewentualnych roszczeń wynajmującego jest kaucja, w definicjach określana również jako depozyt / depozyt gotówkowy. Rynkowa wartość kaucji równa jest zazwyczaj wysokości 3-miesięcznego czynszu wraz z opłatami eksploatacyjnymi, choć niekiedy – szczególnie przy długoletnich kontraktach – wysokość kaucji może być wyższa jednakże nie przekracza ona wysokości 12-miesięcznego czynszu.

Inną formą zabezpieczenia umowy jest gwarancja bankowa lub gwarancja ubezpieczeniowa. Gwarancji takiej udziela bank lub inna renomowana instytucja finansowa, a w przypadku roszczeń wynajmującego z tytułu nie wywiązania się (lub nienależytego wywiązania się) najemcy z umowy –  wypłaty środków w ramach gwarancji.

Kaucję (depozyt) wpłaca się na ręce właściciela obiektu  w momencie podpisania umowy najmu, nie ulega ona oprocentowaniu (chyba, że najemca zwiększa lub zmniejsza wynajmowaną powierzchnię) i po zakończeniu najmu winna zostać zwrócona najemcy – oczywiście po ewentualnym zaspokojeniu roszczeń wynikających np. z użytkowania powierzchni. Natomiast oświadczenie banku (lub innej instytucji finansowej) o udzieleniu gwarancji najemca zobowiązany jest dostarczyć właścicielowi obiektu w ciągu 21 dni od momentu podpisania umowy.

 Inne opłaty

Powyższe koszty są obligatoryjne dla wynajmu powierzchni, niezależnie od jakości czy wieku budynku. Jednakże istnieją nieruchomości, w których za dodatkowe benefity uiszcza się regularne opłaty. I tak na przykład najemca, który życzy sobie miejsce postojowe na parkingu przynależnym wyłącznie do budynku, w którym wynajmuje powierzchnię – szczególnie gdy jest to obiekt nowoczesny i zlokalizowany w centrum miasta – będzie zobligowany do płacenia czynszu za każde miejsce dedykowane pojazdowi.

Osobnym tematem są koszty napraw powierzchni. Zastosowanie ma w tym przypadku kodeks cywilny – o ile strony nie umówią się inaczej. I tak koszty bieżących napraw w lokalu wynikające z normalnego (zgodnego z umową) użytkowania ponosi najemca. Są to tzw. drobne naprawy i nie jest wymagana wynajmującego na ich przeprowadzenie. Natomiast koszty napraw niezbędnych (tzw. nakładów koniecznych) do utrzymania powierzchni w stanie zdatnym do normalnego (zgodnego z umową) użytku obciążają wynajmującego. Kwestią sporną mogę być ulepszenia powierzchni, których dokonał najemca za swój koszt. W przypadku nie uregulowania tej sprawy w umowie wynajmujący może żądać przywrócenia lokalu do stanu sprzed umowy bądź zatrzymać owo ulepszenie za zapłatą sumy odpowiadającej wartości owego ulepszenia na dzień zwrotu.